Cuándo inscribir trabajadores al RFC y cuándo suspenderlos

Repaso a las obligaciones relativas a los avisos al RFC de trabajadores.

De acuerdo con la fracción V del artículo 99 de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, es obligación del patrón registrar, en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), a las personas que contraten para prestar servicios subordinados. Es el cumplimiento de esta disposición lo que da pie a las siguientes consecuencias fiscales:

• La deducibilidad de los salarios
• El acreditamiento de cantidades entregadas por subsidio al empleo.

Los salarios serán deducibles en conformidad con lo establecido en el artículo 27, fracción V, segundo párrafo del LISR que expresa:

Los pagos que a la vez sean ingresos en los términos del Capítulo I del Título IV, de esta Ley, se podrán deducir siempre que se cumpla con las obligaciones a que se refiere el artículo 99, fracciones I, II, III y V de la presente ley.

Por la parte del Subsidio al Empleo, será acreditables contra el ISR a su cargo o del retenido a terceros mientras se cumpla el Inciso c), fracción III, del artículo décimo, del transitorio Subsidio al Empleo:

c) Cumplan con las obligaciones previstas en las fracciones I, II y V del artículo 99 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

El cumplimiento del registro de los empleados es requisito esencial del patrón para mantener la deducibilidad de los salarios y el acreditamiento del Subsidio al Empleo.

Registro de trabajadores
El registro de los trabajadores en el RFC se hace a través de la página de Internet del SAT conforme a lo establecido en la ficha 40/CFF “Inscripción al RFC de trabajadores”.

La ficha indica que la inscripción de trabajadores aplica únicamente cuando estos no han sido inscritos anteriormente en el RFC. Por tanto, si el patrón contrata a un trabajador que ya cuenta con RFC, no está obligado a inscribirlo de nuevo, pues sería un trámite ocioso. En este caso, lo que procede es presentar la reanudación de actividades, procedimiento que se comenta en apartados siguientes. El problema en la práctica en estos casos es que generalmente cuando un trabajador termina su relación laboral el patrón no presenta la suspensión en el RFC, y como continúa activo, el nuevo patrón no podría presentar una 'reanudación de actividades' del trabajador, pues no está suspendido. En este caso, no hay regla o procedimiento de la autoridad que marque cómo proceder, por esto es que la obligación del aviso de reanudación es poco observado en la práctica. Sin que esto excuse al patrón de la obligación.

» Trabajadores no inscritos
Ahora bien, para aquellos trabajadores que nunca han sido inscritos en el RFC, los datos requeridos para llenar el trámite son los siguientes:

• Clave CURP del trabajador
• Nombre completo del asalariado
• Fecha de ingreso del asalariado
• Tipo de ingreso ingresos del asalariado según monto
• Clave en el RFC del patrón
• Correo electrónico del trabajador o del patrón
• Número telefónico a diez dígitos del trabajdor o del patrón

Inmediatamente después de haber enviado la Ficha 40/CFF el empleador recibirá un comprobante de envío de la solicitud. Tras haberse cumplido el trámite, es obligación del empleador, en términos del artículo 26 del RCFF, proporcionar a sus empleados el comprobante de inscripción y la copia de la solicitud dentro de siete días de haberse presentado la solicitud.

El SAT cuenta con un plazo de 10 días para responder o, en su caso, para requerir más información.

Este trámite se realiza en la siguiente dirección: https://www.sat.gob.mx/tramites/29903/inscribe-a-tus-trabajadores-en-el-rfc

» 5 trabajadores o más
En caso de que la inscripción conste de cinco o más trabajadores, se puede utilizar el servicio gratuito de inscripción “Programa inscripciones masivas exprés”, disponible en la siguiente dirección de Internet: https://www.gob.mx/sat/acciones-y-programas/programa-inscripciones-masivas-expres

Para usar este servicio se deben seguir lo siguientes pasos, tal como están establecidos en la página del SAT:

• Generar el archivo de sus trabajadores con medios propios o a través del aplicativo RU-Electrónico.
• Solicitar el trámite de inscripción y adjuntar el archivo generado en el punto anterior
• Consultar el estatus y el resultado del trámite realizado

En este caso también es obligatorio entregar al trabajador sus constancias respectivas.

» Un trabajador
Aunque no hay limitante para inscribir a un sólo trabajador en la modalidad anterior, se debe aclarar que en la práctica, cuando se trata de un solo trabajador, el trámite puede hacerse de forma personal a través de Internet en la página https://www.gob.mx/tramites/ficha/inscripcion-al-rfc-de-personas-fisicas/SAT128, o bien, acudiendo el trabajador personalmente a las oficinas del SAT.

Para esto, se siguen las indicaciones de la ficha “39/CFF Solicitud de inscripción en el RFC de personas físicas”.

Si se trata de un menor de edad, mayor de 16 años, debe seguirse lo establecido en la ficha “160/CFF Solicitud de inscripción en el RFC de personas físicas menores de edad a partir de los 16 años”. Los menores de 16 años legalmente no tienen permitido tener una relación subordinada de trabajo.
 
Suspensión o reanudación
Dada una suspensión o reanudación de las actividades del trabajador, el Reglamento del CFF en su artículo 30, fracción IV, inciso b), segundo párrafo, se deberá presentar la ficha 75/CFF “Aviso de suspensión/reanudación de actividades de asalariados”. Esta ficha se presenta por el empleador y para su llenado se requieren los siguientes datos:

• Clave de RFC del asalariado
• Clave CURP del asalariado
• Nombre completo del asalariado
• Fecha de suspensión o reanudación
• Clave RFC del patrón
• Tipo de ingreso ingresos del asalariado según monto

En este orden de ideas, se tiene que los patrones tienen la obligación también de dar aviso de suspensión de actividades a los trabajadores que dejen de laborar en la empresa.

Incumplimientos y multas
De acuerdo con el CFF en su artículo 79, fracción I, se considera infracción el:

No solicitar la inscripción cuando se está obligado a ello o hacerlo extemporáneamente, salvo cuando la solicitud se presente de manera espontánea.

Se excluye de responsabilidad por la comisión de esta infracción a las personas cuya solicitud de inscripción debe ser legalmente efectuada por otra, inclusive cuando dichas personas quede subsidiariamente obligadas a solicitar su inscripción.

El segundo caso, hace referencia a la obligación patronal de inscribir a sus trabajadores al RFC cuando el caso sea aplicable. Ante un incumplimiento de esta disposición, el artículo 80, fracción I, prevé una multa de $4,480.00 a $13,430.00. Además, el Artículo 110 indica lo siguiente:

Se impondrá sanción de tres meses a tres años de prisión, a quien:

Omita solicitar su inscripción o la de un tercero en el registro federal de contribuyentes por más de un año contado a partir de la fecha en que debió hacerlo, a menos que se trate de personas cuya solicitud de inscripción deba ser presentada por otro aún en el caso en que éste no lo haga.

Comentarios finales
Es importante revisar que se tienen procedimientos administrativos en la empresa para cumplir con estas obligaciones, pues no es únicamente el registro de los trabajadores, sino la suspensión de actividades, o bien, la reanudación cuando estos ya tienen RFC.

Fuente: Fiscalia.com